東京都中央区役所様 導入事例

区民の利便性を第一に考えた受付窓口の実現へ

お客様企業名 東京都中央区役所
業種 自治体
導入機種 MSボイスコールNEXT

東京の都心を構成する23区の中でほぼ中央に位置し、人口約15万人を擁する中央区役所様。
平成28年1月の個人番号制度のスタートに向け、区民の利便性を第一に考えた受付窓口を実現すべく、新たに受付システムの導入を検討することとなった。
導入前は戸籍係に1台、総合窓口係に2台、計3台の発券機を各受付窓口カウンターに設置していた。発券機は各業務の発券しかできないが、来庁者はどの発券機も同じだと勘違いし、一番近い発券機を利用してしまうこともあった。
また、個人番号カードの交付は通常業務と別窓口での対応を考えていたため、現行のシステムでは受付システムでの対応が出来ないことが大きな課題となっていた。手続きに訪れた区民から、窓口の設備の古さや受付体制の効率の悪さを指摘されることがあった。

MSボイスコールNEXTの導入後、発券機を戸籍係と総合窓口係のカウンターに設置し、どちらの発券機でも同じ業務を発券できるようカスタマイズしたことで、来庁者がどちらの発券機からでも利用することが出来るようになった。
個人番号カードの交付に関しては、住民異動や印鑑登録などの通常窓口とは別に交付対象者のみで順番の整理が出来るようになった。
また、待ち人数を表示することで、混雑時には裏方の職員が一時窓口スタッフとして対応するなど職員体制も臨機応変に対応している。

受付項目を自由に設定することができるため、手狭な施設構成の中でも全ての受付を1階で行うことが出来るようにしていきたい。そうすることで、フロアが異なった窓口を回る必要のある来庁者も受付時に空いている窓口が分るため、効率よく手続きを行うことが可能となり、ひとつの課で処理が完了した後に他のフロアの窓口の手続きが必要な場合もその場で受付処理を行えるため、より早く手続きが行えるようになる。
このように、中央区にあった受付体制を段階的に整備していくことで区民の利便性を高められる総合窓口化を目指していきたいという。