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【機密書類の廃棄方法】
シュレッダー処理と機密文書回収サービスを比較

シュレッダー

機密書類は適切に処分できていますか?

2つの処理方法を比較!

近年、インターネットや電子メールからの情報漏えいが増えていますが、2018年の情報セキュリティインシデントに関する調査*結果では、紙媒体からの漏えい件数が約30%と最も多いことが分かっています。

機密情報や個人情報などが記載された書類を処分する際は、安全に、確実に廃棄をする必要があります。いくつかある処理方法の中から「シュレッダーでの細断処理」と「機密文書回収サービス/回収ボックス」 の特徴を比較してご紹介します。

*参考『日本ネットワークセキュリティ協会 2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書』

■「シュレッダー処理」と「機密文書回収サービス」 の特徴

・シュレッダーの強みは確実な処理!

シュレッダーでの処理は、細断やくず袋の交換など手間はかかりますが、廃棄されていることが目の前で確認できる安心感があります。即時に、安全に、確実にインハウスで処理が完結できることがシュレッダーで処理するメリットです。社員が自分の手で処分をすることにより、情報の取り扱いや管理の意識も向上します。

・機密文書回収サービスの強みは手間の軽減!

文書を回収ボックスに投入するだけの為、作業工数が削減できることが強みです。一定量の書類が溜まってから業者が回収をし、別の場所に搬送して処理をします。ただし、書類が手元を離れてから処理されるまでの滞留時間があることや、書類が第三者へ受け渡しされ外部に持ち出されることにより、盗難や紛失などの情報漏えいの危険性があります。実際に、運搬中に道路に書類が落下し回収できなかった等の事故も起きています。

■コストを比較

・シュレッダー

シュレッダーは機器の購入費用(リース費用)、細断やくず交換の作業にかかる人件費、くず袋の備品費用などが発生しますが、処理量の増加による大幅なコスト増の心配がありません。大量細断が可能なシュレッダーであれば、一度に多くの紙を投入でき、作業も効率的に行えます。

・機密文書回収サービス/回収ボックス

サービス事業者業者により費用は異なりますが、処理量によって決まることが多いです。人件費やくず袋の備品購入費はほとんど発生しませんが、処理量によりコストが大きく変動します。また昨今の物流費の高騰等により文書回収サービスの料金は値上がり傾向にあります。

・月額コスト比較(月200kgの文書を処理する場合)

                 ※文書回収ボックス費用は当社調査による一例です。

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■感染対策の観点では

シュレッダ-処理は自社内で処理が完結するのに対し、機密文書回収サービスは書類の回収時に外部から人の出入りが発生します。感染症対策、接触機会を減らすという観点ではシュレッダーでの自社内処理が安心です。

まとめ

手間の軽減という観点では文書回収サービスは大変便利なものですが、一方で、業者による回収作業や機密文書の外部輸送は企業にとって避けるべきリスクを多くはらんでいます。

シュレッダーはカッティング技術の進歩により大量細断が可能になっており、業務用のシュレッダーはクリップ・ホチキスを外さずにそのまま細断が出来る機種がほとんどです。

処理量に合った適正なシュレッダー機種を選定し、使用することで効率的に作業することが出来ます。

安全に、確実に書類を廃棄するために 【シュレッダー処理】 をおすすめします。

2021.02.04

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