東京都 足立区役所 様
窓口の混雑解消、待ち時間の有効活用化によりクレームが減少
緑も豊かでありながら近年は都市開発や大学誘致が進むなど癒しと活気のある街です
┃導入前の課題
足立区役所 区民部様では以前より窓口案内システムを導入されていましたが、下記課題をお持ちでした。
- 待ち時間が2桁表示のため、99分までしか表示されず、正確な待ち時間を把握できなかった。
- 個別表示器の台数制限があり現状の窓口数と合わなくなっていた。
- HPに掲載できる混雑状況が待ち人数のみで待ち時間を正確に伝えられず混雑の原因となっていた。
「待ち時間の正確な把握」「窓口の混雑解消および待ち時間の有効活用化」を目的に、「MSボイスコールNEO」を導入されました。
┃製品の選定理由
- 待ち時間を３桁で表示できるため、正確な待ち時間を把握できること。
- 個別表示器の台数制限が大幅に緩和されたため、窓口の現状に合わせることができること。
- 受付時、交付時どちらも呼び出し番号をメールにてお知らせができること。
- 呼出番号を４桁表示できるため、法改正等で増加した業務の追加をすることができること。
┃導入後の効果・職員様の声
- 業務内容ごとの待ち時間を正確に把握できるようになりました。
- 必要とする個別表示器を設置できるようになりました。
- 来庁前に区民が混雑状況を待ち時間やピクトグラム等で確認できるシステムにより、窓口の混雑具合を正確に伝えることができています。また、呼び出しの際にメールでお知らせする機能により、待ち時間に外出するなど時間を有意義に過ごせるようになったため、待ち時間に関する苦情が減少しました。
「丁寧な説明や迅速な対応をしていただきました。特に導入時、営業担当の方には相談を親身に聞いていただき、運用方法のご提案などしてくださり大変助かりました。また、サポートについては開庁している日曜日にも相談できる点がありがたいです」
┃ 導入いただいた製品
MSボイスコールNEO Ver.2
┃ 機能紹介
● 混雑情報案内
Webサイトからリアルタイムの窓口混雑状況を把握し、混雑状況を確認することができます。リアルタイムの状況から混雑を予想し、お客様のご都合でご来庁・ご来店スケジュールを立てることが可能です。
●お知らせメール（メールでの呼出機能）
チケット発券後、お客様の順番が近づいてきたらメールでお知らせします。待ち人数が多い場合はその場で待機する必要がなく、お客様は待ち時間を有効活用していただくことができます。
