埼玉県 吉川市役所 様

予約とお知らせメールを活用して混雑を解消。
“待たない窓口”を実現

┃導入前の課題、導入経緯

マイナンバーカード関連手続きの来庁者が増えたことで窓口や待ち合いスペースが慢性的に混雑してしまうという課題をお持ちでした。
Web機能を活用した“待たない窓口”の実現、混雑解消に向けて導入検討いただきました。

┃製品の選定理由

従前は「MSボイスコールNEXT」を使用されていましたが、使い勝手の良さと統計データ機能が充実している点から後継機種の「MSボイスコールNEO」を選定いただきました。
総務部 市民課、健康長寿部 国保年金課窓口にてご利用いただいています。

┃導入後の効果・職員様の声

「”お知らせメール機能”により受付後の事務処理中に来庁者が外出できるようになったため、待合スペースの混雑が減りました。一部手続きで来庁予約の機能を使用していますが、予約をされた方はほとんど待ち時間なく対応ができており、来庁者からご好評いただいています。
呼出機としての機能はもちろん、待たない窓口の機能やバックヤードに関する機能、予約状況や予約サイトの閲覧数などそれぞれの場面で細かい部分まで手が届く製品であると思っています。 細かい設定などについても営業担当の方に問い合わせをすると迅速にご連絡をいただけるので助かっています」

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┃ 導入いただいた製品

MSボイスコールNEO Ver.2

┃機能紹介

● 事前Web予約
所定のサイトでご来庁・ご来店でオンライン予約ができます。お時間・場所を問わずに、ご希望の窓口と日時を選ぶことができ、簡単に予約が可能です。

● 混雑情報案内
Webサイトからリアルタイムの窓口混雑状況を把握し、混雑状況を確認することができます。リアルタイムの状況から混雑を予想し、お客様のご都合でご来庁・ご来店スケジュールを立てることが可能です。

● お知らせメール機能
チケット発券後、お客様の順番が近づいてきたらメールでお知らせします。待ち人数が多い場合はその場で待機する必要がなく、お客様は待ち時間を有効活用していただくことができます。