神奈川県湯河原町役場様

MSボイスコール

Web機能活用・待ち状況の可視化により、来庁者の待ち時間減らし慢性的な混雑を解消

神奈川県の西南端に位置し、自然豊かでありながら首都圏からのアクセスもよい湯河原町。
温泉町として知られ、おいしい水、海の幸など魅力あふれる町です。

┃導入前の課題、導入経緯

導入前は、業務の種別に関係なく、来庁された順に発券機で受付番号カードを取り、その順番に窓口で処理していたため、短時間で対応できる証明書交付でも前の方の状況によっては待ち時間が長くなってしまうこともあり、その結果、フロアが慢性的に混雑していました。
窓口案内システムの導入により混雑緩和を図るとともに、窓口業務の効率化を図り、少しでも来庁者の待ち時間を減らすために導入を検討されました。

戸籍住民票等諸証明の交付をはじめ、転入、転出、婚姻、死亡などの届出のほか、マイナンバーカードの申請・交付、国民健康保険、後期高齢者医療、国民年金を扱う住民課及び介護保険を扱う介護課において「MSボイスコールNEO」をご利用いただいています

書かない窓口システム、スマート申請システムの導入をメインに「書かせない待たせない来させない」窓口づくりを目指されているなかで、MSボイスコールNEOの導入により「待たせない」窓口を実現されています。

┃製品の選定理由

来庁者へ受付番号カードを発券し、来庁者の呼出状況や待ち状況をディスプレイで確認ができ、各窓口からの番号呼出しの操作に連動して音声及びディスプレイによりスムーズな窓口案内を行うことができること。
ホームページから窓口の混雑状況を確認できる機能、呼出の順番が近づいてきたらメールでお知らせする機能、来庁前に利用目的の窓口の番号予約をすることができる機能を備えるシステムであること。

┃導入後の効果

「３月から４月にかけては、ちょうど年度末～年度始めの時期で例年窓口が大変混雑しますが、MSボイスコールNEOを導入したことで、例年よりもフロアの混雑が緩和できていると感じました。また、ディスプレイで状況がわかるので、待ち時間に対する苦情もなくなりました」

┃職員様の声

「導入の際、丁寧に操作方法の研修をしていただき、１月の本稼働を前に12月下旬から仮稼働させていただいたことで、スムーズにシステム移行ができました。
来庁者にも職員にも使い勝手が良く、これまでに特段、トラブルも発生しておらず、とても満足しています。特に導入前は、本稼働にあたり不安もありましたが、本稼働までのスケジュールをこちらの都合に合わせていただき導入サポートをしていただきました。また、本稼働後も、保守点検など丁寧にサポートしていただいています」