群馬県 伊勢崎市役所 様

新設の総合窓口でワンストップサービスを開始。
各工程の所要時間を可視化し業務改善に活用

┃導入前の課題・導入経緯

引っ越しに伴う手続きをワンストップで提供する総合窓口を新規開設するにあたり、来庁者様の受付管理のために窓口案内システムの導入を検討されました。
番号札発券機は既に導入されていましたが、既存機では配置場所や改修費用の点から対応が難しく、将来的に取扱い手続きの拡充も予定されていたため、単なる番号札発券機でなく、窓口の在り方の変化に対応できる機能を備えた窓口案内システムを必要とされていました。

┃製品の選定理由

• 多機能で拡張性が高いこと

通常の発券機能だけでなく、”渡り機能”や” 混雑情報案内機能”、”事前Web予約機能”、”発券履歴の管理機能”など多くの機能を備えており、総合窓口の拡張を考えた際に柔軟に対応できる点が決め手となり「MSボイスコールNEO」を選定されました。

┃導入後の効果・職員様の声

• 発券から手続き完了まで、各工程の所要時間が可視化

MSボイスコールNEOでは発券、呼出、保留、再度呼出など、呼出機での処理ごとに処理時刻が記録され、データ抽出ができるため、発券から手続完了まで、主にどこで時間を要しているか把握ができるようになりました。今後の業務改善に役立てていきたいと考えています。

「現在伊勢崎市での利用においては、発券機能のほかに混雑情報インターネット配信機能、発券履歴のデータ利用にとどまっておりますが、発券や呼び出しについては特段難しい操作もなく簡単に利用できています。今後拡張をする際には現在利用していない機能も有効に活用したいと考えています。
また、営業ご担当者様には、他自治体様の導入事例などを随時共有いただき、情報収集の面において大変ご支援いただいています。サポートサービスにおきましても、現地対応のみならず遠隔操作によるサポートもあり、共に迅速にご対応いただき大変助かっています」

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┃ 導入いただいた製品

MSボイスコールNEO Ver.2

┃機能紹介

● 渡り機能（複数発券機能）
来庁者様の番号カード発券時、要件のある複数の業務を一度に受付できる機能です。窓口ごとに発券のお手続きをする必要がありませんので、従来の窓口ごとの並びなおしが解消されます。

● 混雑情報案内
Webサイト上で窓口の混雑状況をリアルタイムで確認でき、現在の状況をわかりやすく可視化します。
混雑予測により、お客様のご都合に合わせて来庁・来店の予定を立てることが可能です。

● 事前Web予約
チケット発券後、お客様の順番が近づいてきたらメールでお知らせします。待ち人数が多い場合はその場で待機する必要がなく、お客様は待ち時間を有効活用していただくことができます。

● 統計データ出力
毎日の窓口状況の集計データを出力したり、簡易集約データ（日報、週報、月報）を発券用紙に印字出力することができます。統計データ活用により実態把握や状況分析など、窓口業務の改善に役立ちます。