お役立ちコラムUseful Column

電子帳簿保存法の改正で不要書類を適切に処分!

┃電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿・書類を「紙ではなく電子データで保存する制度」、つまり従来紙での保存が義務づけられていた帳簿や書類が電子化されることを認めた法律になります。
保存方法は3つに分けられます。

1.電子帳簿等保存
「パソコン等で作成した帳簿・書類を、プリントアウトせずデータのまま保存」する方法。
2.スキャナ保存
「紙で受領・作成した書類を、スマホやスキャナで読み取った電子データで保存」する方法。
3.電子取引
「電子データで授受した取引情報を電子データで保存」する方法。

電子帳簿保存法は法律自体は1998年から施行され、直近で2022年1月に改正されました。2年の措置猶予期間が設けられ、いよいよ2024年1月より義務化されます。
従業員数や売上高に関わらず、電子取引をしている事業者は必ず対応が必要です。

┃スキャナ保存で業務を合理化 → 管理不要の書類はどうする?

スキャナ保存の場合、スキャン後の紙の書類は破棄することができます。紙と電子データの二重管理は業務負荷にもなるため、電子化した後は紙の書類を破棄する企業様も多いのではないでしょうか。
帳簿などの書類は会社の重要情報となりますので、適切に処理する必要があります。

┃請求書、領収書、見積書など…重要書類はシュレッダーで適切に処理!

セキュリティの観点から、データ化した紙の書類は適切に破棄することが求められます。
シュレッダーは都度の書類廃棄に大変便利であること、目の前で細断できることから、最も安全・確実な書類の処理方法といえます。

大量細断可能で作業効率UPを実現
紙もメディアもこれ1台!

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・一度に75枚細断可能なハイパワー、ハイスペックモデル
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過去にも何度か改正されている電子帳簿保存法ですが、今後も改正される可能性があります。法改正と併せて、社内ルールも整備していく必要がありますね。
担当者のみならず、社内全体で帳簿の管理・情報漏洩の意識を高めていくために、フロアに複数台のシュレッダーを設置することをおすすめします。
当社シュレッダーは豊富なラインアップをご用意しておりますので、用途にぴったりのシュレッダーが必ず見つかります!


2023.10.31

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